La ficha de socio tiene que pedir lo que el AMPA necesita para funcionar, y nada más. Cada dato de más es un dato que hay que guardar, proteger y justificar, y muchos son de menores.
Quién es el responsable
El AMPA. Es la asociación la que decide qué datos pide y para qué, así que es ella la responsable del tratamiento, con su nombre y su CIF. Si usáis una aplicación para llevar los socios, esa empresa es encargada del tratamiento, y con ella hay que firmar el contrato que pide el artículo 28 del RGPD.
Qué datos pedir
Del socio o la socia:
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico y teléfono: es por donde le va a llegar todo.
- Lo que digan vuestros estatutos para el libro de socios, si piden algo más.
De los hijos:
- Nombre y apellidos.
- Curso y grupo: para repartir los avisos y las actividades por clase.
- Fecha de nacimiento, solo si hace falta (para actividades por edad o para el seguro).
Solo si los vais a usar de verdad:
- El domicilio, si vuestros estatutos lo piden o mandáis algo por correo postal.
- El segundo tutor o tutora, si queréis que también reciba los avisos.
Qué datos no pedir en la ficha
- El DNI de los niños. No hace falta para nada de lo que hace un AMPA.
- Alergias, enfermedades o medicación. Son datos de salud, los más protegidos. Si una excursión los necesita, se piden para esa excursión, con su consentimiento, y se borran al acabar.
- Fotos de los niños, salvo con una autorización expresa que se pueda retirar.
- La cuenta del banco, salvo que cobréis por domiciliación.
Lo que hay que decirle a la familia
En la misma ficha, o en un enlace junto a ella, la información que exige el RGPD (artículo 13):
- quién es el responsable (el AMPA, con su CIF y un correo de contacto);
- para qué se usan los datos;
- con qué base: ser socio, para lo necesario, y el consentimiento para lo opcional;
- a quién se le dan (la aplicación, el seguro de las actividades);
- cuánto tiempo se guardan;
- y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión.
Tres errores que se repiten
- Meter a las familias en un grupo de WhatsApp sin preguntar. El teléfono se dio para el AMPA, no para que lo vean doscientas personas.
- Pedir los datos en un formulario de Google con el que nadie ha firmado nada. Si una empresa guarda los datos por vosotros, tiene que haber contrato de encargo.
- Guardarlo todo para siempre. Cuando una familia deja de ser socia, sus datos se borran salvo lo que haya que conservar por ley, como los cobros.